Per Total Cost Of Ownership (TCO) si intende il costo totale di proprietà, ovvero il costo totale di possesso di una tecnologia o di un prodotto da parte di un’azienda.
Utilizzato inizialmente per i beni durevoli di largo consumo come macchinari e mezzi di trasporto, nel 1987 è stato adattato da Gartner come indice da utilizzare per le scelte riguardanti soluzioni e prodotti nel settore ICT, come software e apparecchiature informatiche.
Il Total Cost of Ownership come parametro di giudizio di un Software Gestionale
L’aumento dell’importanza e della complessità di soluzioni informatiche e digitali nelle aziende ha fatto sì che il Total Cost of Ownership fosse un elemento sempre più utilizzato durante il processo di Software Selection.
Il calcolo del Total Cost Of Ownership come metro di giudizio durante la Software Selection è uno strumento molto utile per valutare l’impatto economico costi / benefici dei software gestionali. Infatti, permette di avere una visione dell’impatto economico molto più ampia e più a lungo termine, in quanto considera costi diretti e indiretti, presenti e futuri del software.
Che cosa si intende per costi diretti e indiretti nel calcolo del Total Cost of Ownership di un ERP?
Secondo Gartner, ad oggi, i costi iniziali di licenza e implementazione di un sistema ERP in genere rappresentano solo il 15% del TCO totale, mentre i restanti costi rappresentano l’85%.
Il TCO è un indice che include sia costi diretti che indiretti.
I costi diretti sono quelli attribuibili direttamente al Software gestionale, come ad esempio:
- costi di licenza e manutenzione;
- servizi professionali per l’implementazione e l’installazione del software;
- costi per la formazione al personale.
A questi si possono aggiungere anche costi per servizi commissionati a consulenti esterni a corollario della Software Selection, come ad esempio l’elaborazione di una Request For Proposal (RFP).
Questo genere di costi sono più facili da quantificare ma spesso impattano in misura molto ridotta sul totale dell’investimento. Da ciò ne deriva che concentrarsi solo su questi potrebbe essere un approccio limitato che può portare ad una scelta sbagliata.
I costi indiretti sono meno tangibili e più difficili da misurare, ma hanno un impatto significativo sul calcolo del TCO. Esempi di costi indiretti da considerare in Software Selection sono:
- perdita di fatturato e produttività durante le fasi di avviamento e di post avviamento;
- modifiche in corso d’opera rispetto al progetto originale;
- costi per integrazioni con Software esterni;
- Servizi per personalizzazioni e successive modifiche di sviluppo post Go Live;
- costi per gli aggiornamenti di versione e patch correttive;
- investimenti a livello HW/sistemistico in caso di acquisto di moduli o licenze aggiuntive;
- costi per eventuali add-on o moduli aggiuntivi del Software
Il TCO correlato al settore dei Software Gestionali non è quindi solo legato al momento dell’acquisto e del Go-Live, ma anche alle fasi successive di mantenimento e sviluppo.
Quali sono le componenti che formano il Total Cost of Ownership di un nuovo ERP?
Il Total Cost Of Ownership di un nuovo Software Gestionale comprende quindi i costi diretti e indiretti non solo presenti, ma anche futuri di un software. Nel calcolo sono presenti fattori legati non solo all’implementazione iniziale, ma anche e soprattutto agli sviluppi, le modifiche e gli aggiornamenti successivi nel corso degli anni.
Qui di seguito elenchiamo le principali componenti che formano il calcolo del TCO correlato all’implementazione di un nuovo ERP.
Costi di licenza
Questi costi sono i costi diretti per antonomasia e quelli su cui a volte le aziende si concentrano erroneamente troppo. Dipendono da una serie di fattori, tra cui:
- tipo di installazione (on premise o cloud);
- modello di licensing (utenti concorrenti o nominali);
- Quantità di moduli e add-on opzionali.
Costi di manutenzione
Corrispondono al canone di manutenzione annuale correlato al numero e all’importo delle licenze acquistate. Il canone di manutenzione di norma permette di ricevere supporto da parte del produttore e tutti gli aggiornamenti rilasciati dalla casa madre. Questa componente di costo non è presente solitamente quando ci sono installazioni in cloud le licenze e il canone di manutenzione sono solitamente accorpate in unico canone di subscription
Costi di implementazione
Questi costi corrispondono alle giornate di lavoro necessarie per l’installazione, parametrizzazione e configurazione iniziale della soluzione. Anche in questo caso ci sono diversi da considerare:
- Dimensione aziendale a livello di fatturato e di addetti;
- Complessità del business (quantità di settori di business coperti e aree aziendali);
- Complessità organizzativa (presenza di sedi o società controllate, italiane o straniere)
- Presenza di figure IT interne all’azienda in grado di interfacciarsi con i consulenti del System Integrator
Licenze di terze parti
Corrispondono alle licenze da acquistare da terze parti per utilizzare il Software Gestionale, come ad esempio licenze Microsoft SQL Server o Oracle per utilizzare i rispettivi database.
Hardware e infrastruttura
Ogni Software gestionale ha dei requisiti tecnici che le aziende devono soddisfare. Questi requisiti riguardano le caratteristiche del Server, le dimensioni del datastore necessarie, le prestazioni di rete e qualsiasi altro hardware o software richiesto per il funzionamento del sistema ERP.
I requisiti minimi tecnici richiesti dai vari Software sono quindi un fattore economico da considerare. Anche in questo caso occorre andare oltre il momento del Go Live e verificare come potrebbero cambiare i requisiti tecnici in caso di crescita dell’azienda e di conseguenza del sistema ERP.
Migrazione
Il costo di migrazione corrisponde all’onere sostenuto per trasferire dati e informazioni dal vecchio al nuovo sistema. Viene misurato in giornate di lavoro del System Integrator ed in ore / giornate improduttive del personale interno in caso debba assistere o dare indicazioni.
Costi di formazione
I costi di formazione per insegnare agli utenti il funzionamento del nuovo ERP rappresentano un duplice costo per l’azienda. Infatti l’azienda sostiene un costo diretto per le giornate erogate dai consulenti esterni e uno indiretto per le giornate di produttività perse da dipendenti durante le ore di formazione.
Una variabile sicuramente da considerare nel calcolo di questa componente è il tasso medio di digitalizzazione e informatizzazione dei propri dipendenti. Più questo livello sarà alto, minore sarà il costo sostenuto dall’azienda per la formazione.
Assistenza e Customer Care
Il costo relativo all’assistenza e al supporto deve essere valorizzato bilanciando le tariffe professionali proposte con la tempestività e qualità nella risoluzione delle segnalazioni di anomalie e blocchi sul sistema.
Personalizzazioni
I costi per le personalizzazioni sono spesso difficili da stimare. Questo perché dipendono spesso da scelte di Business future difficilmente prevedibili nel momento della Software Selection.
Integrazioni con Software di terze parti
I costi per integrare l’ERP con altri software di terze parti sono sempre più frequenti. Questo perché le aziende usufruiscono di un numero sempre più elevato di Soluzioni Software, che per essere davvero utili devono poter scambiare dati e informazioni con l’ERP.
Il calcolo di questa componente dipende da alcune variabili come:
- La propensione delle soluzioni all’interconnessione;
- L’esperienza e la competenza dei System Integrator in progetti di integrazione simili.
Aggiornamenti
Mantenere l’ERP aggiornato con le patch, gli aggiornamenti e le nuove funzionalità è fondamentale per mantenerne le prestazioni elevate, preservare l’investimento iniziale sull’ERP e rimanere competitivi. In questo caso vengono considerati fattori come:
- il costo di eventuali licenze aggiuntive per queste attività;
- le giornate di lavoro di tecnici e consulenti necessarie;
- il costo per ulteriori prodotti Software / hardware correlati all’aggiornamento
Quali sono i rischi da evitare nell’utilizzo del Total Cost of Ownership in una Software Selection?
Abbiamo visto che Il TCO è uno strumento molto utile per gestire la Software Selection, ma anche complesso. Se non calcolato in maniera corretta potrebbe essere fuorviante e portare a scelte sbagliate. Ecco di seguito alcuni accorgimenti per evitare che questo succeda.
Inflazione
Nel calcolare costi attesi e futuri del TCO, risulta davvero difficile prevedere il livello reale dell’inflazione, considerando i continui imprevisti finanziari che potrebbero accadere. Nonostante questo l’inflazione deve essere inclusa nel calcolo del TCO.
Un buon metodo per evitare di incorrere in gravi errori può essere calcolare l’inflazione media del proprio Paese in un arco di tempo più o meno lungo.
Componenti di costo mancanti
Maggiore è la complessità del progetto di implementazione dell’ERP, maggiori sono le possibilità di perdere alcune componenti di costo durante la valutazione. Quindi, rivedete con attenzione la tempistica del progetto, la sua portata e il coinvolgimento di altri specialisti per assicurarvi di non aver dimenticato fattori importanti.
Non affidatevi solo ed esclusivamente al Total Cost Of Ownership!
Concludiamo questo articolo, dicendovi che il TCO non deve essere preso come unico metro di giudizio per valutare il nuovo ERP aziendale. Dovrete ovviamente tenere conto della qualità del prodotto e la sua attinenza con l’organizzazione. Inoltre è importante concentrarsi non solo sul prodotto. Dovrete considerare attentamente anche il System Integrator,la sua competenza, l’esperienza sul prodotto e sul settore aziendale e la capacità di mettere a disposizione un numero adeguato di risorse tecniche.
Per valutare tutte queste componenti di natura qualitativa uno strumento estremamente utile è il documento di checklist per la Software Selection.