La Software Selection è un momento delicato per qualsiasi azienda.
Si tratta di una scelta che dovrà accompagnare l’azienda per più tempo possibile. È, inoltre, una decisione che non può essere cambiata nel breve tempo. Questo perché significherebbe ricominciare da capo un progetto impegnativo dal punto di vista economico e dell’impiego delle risorse umane. Infine, l’elevato numero di alternative presenti sul mercato non sempre permette di orientarsi in maniera agevole.
La Software Selection Checklist è un ottimo strumento per aiutare le imprese a prendere la scelta giusta.
Quali sono le fasi della Software Selection?
Per Software Selection si intende l’intero processo di valutazione che porta all’adozione di un nuovo Software. La Software Selection non è inerente esclusivamente all’ERP, ma riguarda qualsiasi tipo di Software aziendale. È una procedura importante, composta da diverse fasi:
- Raccolta di informazioni interne:
Consiste nel raccogliere dagli utenti dell’organizzazione le sensazioni sulla situazione attuale e su quello che vorrebbero mantenere o cambiare in relazione a un determinato software;
- Raccolta di informazioni esterne:
In base alle prime sensazioni raccolte internamente si passa poi alla ricerca sul mercato delle soluzioni che potrebbero maggiormente rispondere alle varie esigenze;
- Primi contatti con le aziende:
Dopo queste prime fasi di scouting iniziano le prime interazioni e i primi contatti con le aziende distributrici dei software prescelti, al fine di capire meglio se il prodotto può essere adatto dal punto di vista economico e funzionale;
- Creazione della short-list
Successivamente si torna all’interno dei confini aziendali per cercare di raccogliere i feedback attorno alle varie soluzioni e restringere il campo a 3 o massimo 5 opzioni, creando la cosiddetta short list;
- Demo, incontri, checklist
Una volta elaborata la Short List, si passa ad analizzare in maniera molto più approfondita le alternative rimaste, organizzando incontri tra le parti, demo specifiche e checklist per mettere a confronto i vari Software;
- Decisione finale
L’ultimo step consiste nella decisione finale durante la quale si definiscono a priori tempi e modalità del progetto e le fasi di post avviamento.
Che cosa significa checklist?
Per “Software Selection checklist” si intende una listi di punti (domande o affermazioni) utilizzati per mettere a confronto gli ERP che sono stati inseriti nella short list.
Questi punti possono essere strutturati secondo diverse modalità.
Ad esempio, è possibile realizzare una Software Selection checklist attraverso una serie di domande a cui posso dare solo 2 risposte: sì oppure no. In alternativa, è possibile strutturare una serie di affermazioni a cui poter assegnare un valore, ad esempio da 1 a 5, a seconda di quanto il software corrisponde a quell’affermazione.
Perché è utile realizzare una checklist durante una Software Selection?
La checklist è utile quando si intraprende un processo di Software Selection in quanto permette di mettere a confronto in maniera intuitiva i vari ERP. Raccogliendo i risultati e applicando schemi e formule si può ottenere una vera e propria classifica di gradimento.
Inoltre, la checklist permette di mostrare in maniera semplice e rapida alla dirigenza le valutazioni fatte sui vari Software.
Altro motivo per cui viene utilizzata la Software Selection checklist è che consente ai Key Users (i cosiddetti utenti chiave) dell’organizzazione di contribuire nella scelta definitiva dell’ERP e di fornire le proprie considerazioni.
Dall’altra parte la checklist è utile anche alla stessa azienda rivenditrice per evidenziare le differenze della propria soluzione rispetto ai competitor.
Come si prepara una checklist?
La checklist all’interno del processo di Software Selection varia a seconda dell’azienda, della sua attività, della sua dimensione e delle sue criticità. Non esiste una checklist predefinita che vada bene per tutte le aziende.
È comunque possibile fornire alcuni suggerimenti generali validi per la preparazione della checklist:
- Definire la tipologia di checklist, se con risposta secca (sì o no) oppure con scala di valori;
- Individuare i Key Users interni;
- Decidere assieme ai Key Users i punti della checklist;
- Definire la lunghezza della checklist:
Quest’ultimo aspetto dipende sicuramente dalla complessità aziendale, ma anche dalla disponibilità degli utenti chiave a compilarla. Inoltre, occorre sempre considerare che una complessità della checklist troppo elevata annullerebbe una delle caratteristiche principali della checklist, ovvero l’intuitività. Aziende particolarmente complesse potrebbero decidere di suddividere la checklist e i Key Users incaricati a compilarla per aree aziendali in modo da alleggerire il tutto.
- Definire una parte della checklist rivolta alle caratteristiche del rivenditore:
il rivenditore è una parte importante della Software Selection, per cui occorre che sia parte integrante della checklist
Esempio di Software Selection checklist
Come detto nel paragrafo precedente non esistono delle checklist predefinite da poter utilizzare per qualsiasi tipo di azienda. È però possibile fornire alcuni punti validi per ogni situazione.
In questo esempio ipotizzeremo di creare una checklist in cui l’utente finale deve esprimere un voto, ad esempio da 1 a 5:
- Il rivenditore ha esperienza sufficiente sul prodotto?
- Il Software presenta referenze sufficienti e soddisfacenti?
- Il rivenditore ha le risorse umane necessarie per sostenere il progetto, prima, durante e dopo l’avviamento?
- Quanto il software ERP è “aperto”?
Con il termine “ERP aperto” si intende un software naturalmente predisposto all’interconnessione con altri software di terze parti. L’apertura viene valutata in base allo stack web del software, ovvero all’architettura e infrastruttura, e alla sua capacità di interconnettere il software tramite protocolli web standard (HTTP/HTTPS) e API (SOAP/REST).
- In che misura il Software consente di tracciare le modifiche dei dati e delle informazioni?
Questa caratteristica è sempre più rilevante per diversi settori aziendali, alcuni dei quali sono obbligati per legge a tenere traccia di tutte le modifiche a livello amministrativo e soprattutto produttivo (basti pensare al settore chimico – farmaceutico). È sempre più importante quindi avere la possibilità di storicizzare il dato, cioè poter verificare in ogni momento quando, come e da chi è stato modificato un determinato campo.
- Il software permette di definire processi autorizzativi?
La crescita esponenziale della quantità di dati a disposizione delle aziende ha messo in luce il problema della protezione delle informazioni. Anche in questo caso alcuni settori sono sottoposti a rigide regole per quanto riguarda la gestione di dati sensibili del consumatore finale e/o di un’azienda cliente. È quindi sempre più ricercato un ERP in grado di scegliere quali informazioni rendere visibili ai vari attori, interni o esterni all’ organizzazione.
- Quanto e in che modo l’ERP può essere utilizzato da dispositivi mobili?
Al giorno d’oggi un valido ERP deve poter essere utilizzato in maniera efficace su dispositivi mobili quali tablet o smartphone. La cosiddetta UX, User Experience, da mobile è un aspetto sempre più rilevante anche nel settore dei software gestionali in cui non è importante solo quante funzionalità il prodotto fornisce ma anche in che modo e in quali condizioni il prodotto è fruibile.
- Quanto l’ERP permette all’utente finale di effettuare modifiche in autonomia?
L’ERP deve essere uno strumento governabile dall’utente finale, che deve poter effettuare alcune modifiche in libertà e con facilità, senza necessariamente avere competenze di programmazione.
- Che grado di flessibilità presenta l’ERP?
In questo caso si valuta se l’ERP:
- permette di scegliere tra installazione On Premises e in Cloud
- quali sistemi operativi supporta
- quali caratteristiche minime a livello HW – sistemistico sono richieste
Minori vincoli ci sono da questo punto di vista e maggiori saranno i vantaggi dal punto di vista economico.
- Quanto il software è predisposto all’internazionalizzazione?
Al giorno d’oggi anche la classica PMI italiana ha rapporti internazionali, con clienti, fornitori o collaboratori. Un software che permette di essere utilizzato in diverse lingue e che riesce a gestire nativamente le diverse valute e legislazioni è sicuramente un Plus importante per il futuro dell’azienda.
- Quanto si reputano adatte le opzioni di licensing presenti?
In questo caso viene dato un voto alle possibilità di licensing che il prodotto offre. Occorre quindi valutare se il prodotto viene offerte come licenza e/o come canone di subscription, se gli utenti sono nominali o concorrenti, se esistono fasce di prezzo in base alla quantità o al tipo di funzionalità scelta.
Maggiori opzioni vengono fornite e più alto sarà il voto che verrà dato.
- Quanto l’ERP permette di gestire l’intera organizzazione aziendale?
In questo caso si deve valutare la capacità del software di gestire all’interno di un unico sistema diversi magazzini, sedi, stabilimenti secondari, filiali o società controllate.
- Quanto l’ERP permette di gestire eventuali complessità organizzative?
In questo caso si valuta quanto il prodotto può eliminare e sostituirsi a determinati processi manuali e di controllo. L’azienda dovrà valutare la presenza di funzionalità come to-do list, workflow, integrazioni con Office e client di posta elettronica.
