Che cos’è una RFP?
Per RFP (acronimo di Request For Proposal) si intende una richiesta di offerta. Viene redatta dall’azienda e trasmessa agli ipotetici fornitori a cui si richiede un prodotto, un servizio, un progetto. Rispetto a una semplice richiesta di preventivo è un vero e proprio documento tecnico – commerciale.
L’RFP trova applicazione in svariati settori economici e in organizzazioni sia pubbliche che private.
Solitamente l’RFP viene elaborato in relazione a progetti e prodotti di una certa complessità e peso economico, che giustificano il tempo e le eventuali spese sostenute per la preparazione di un documento tecnico dettagliato.
La lunghezza, la complessità e la descrizione dell’elaborato varia a seconda dell’azienda che lo emette e del tipo di prodotto o servizio richiesto.
Sono solitamente presenti nell’RFP:
- Obiettivi e risultati attesi
- Requisiti
- Caratteristiche generali dell’azienda
- Aspetti specifici dell’area inerente alla richiesta di offerta
- Richieste e necessità dell’azienda
- Tempistiche relative al processo decisionale e alla durata del progetto
- Condizioni economiche attese e budget di spesa massimo
Perchè è utile realizzare una Software RFP?
La Request for Proposal può essere uno dei vari strumenti utili per semplificare e rendere efficace il processo di Software Selection.
Trattandosi di un’operazione complessa, la Software Selection giustifica di per sé la creazione di un documento impegnativo come la Software RFP.
La Software RFP è utile in quanto fornisce una buona base di partenza al System Integrator per comprendere fin da subito le esigenze, le problematiche e le peculiarità del Software che l’azienda sta utilizzando. Attraverso la Software RFP l’azienda effettua di fatto un’analisi che verrebbe comunque eseguita dal System Integrator. Ne facilita quindi il compito, nel proprio interesse. Inoltre, la software RFP permette di fornire un punto di vista interno, evidenziando aspetti che difficilmente sarebbero intuiti da un fornitore esterno all’organizzazione.
La Software RFP è inoltre un’occasione utile per compiere un’analisi interna aziendale. Da questo documento possono scaturire, infatti, spunti di miglioramento al di là della richiesta di un nuovo Software. È possibile, ad esempio, rivedere certi processi e certe dinamiche nell’ottica dell’efficientamento aziendale.
Che differenza c’è tra RFP e RFQ?
Spesso la RFP viene confusa con la RFQ. Erroneamente queste due sigle vengono considerate dei sinonimi. Nella realtà consistono in 2 documenti distinti, con diversi contenuti e diverse finalità.
La sigla RFQ corrisponde a “Request for Quotation”, tradotto in “Richiesta di preventivo”. In questo caso l’azienda non sta cercando dei fornitori come nel caso dell’RFP, ma effettua a fornitori già individuati una richiesta specifica di preventivo con caratteristiche e tempistiche desiderate.
Con la RFQ l’azienda ha già individuato quello di cui ha bisogno ed effettua la richiesta per ottenere le migliori condizioni economiche / finanziarie da fornitori che ha già preselezionato.
La Request for Proposal corrisponde ad un processo più “aperto” in cui il fornitore in base alle caratteristiche e alle esigenze contenute nella richiesta può comporre la sua offerta di servizi e/o prodotti ottimale e proporre la sua idea di progetto.
Come preparare una software RFP?
La Software RFP può essere redatta secondo diverse modalità. Può essere definita esclusivamente dall’azienda, oppure con il supporto di un consulente esterno. Ovviamente questa decisione è basata su un’analisi costi – benefici. Ad esempio, l’azienda potrebbe non avere tempo o risorse umane sufficienti o adeguate da dedicare a questa attività, trovandosi quindi “obbligata” a chiedere aiuto all’esterno. Al contrario potrebbe non aver a disposizione il budget necessario per avvalersi di una figura esterna.
In caso l’azienda scelga di avvalersi di un consulente esterno è importante informarsi sulla specializzazione dello stesso su 2 aspetti:
- il settore aziendale
- la tipologia di Software per il quale si vuole preparare una RFP
Tenendo conto di questi 2 fattori la consulenza specializzata potrebbe garantire un elaborato di maggiore qualità.
Un aspetto da gestire in maniera oculata è il livello di dettaglio della Software RFP. La quantità di informazioni inserite deve essere bilanciata. I requisiti e le richieste specificate non devono essere né troppo vaghe né troppo dettagliate. Punti troppo generici potrebbero impedire al fornitore di mettere a fuoco la richiesta, portandolo fuori strada verso una soluzione non ottimale.
Se al contrario i requisiti risultano troppo dettagliati, questo potrebbe impedire al fornitore di essere libero di esprimere le sue idee e competenze. Il rischio sarebbe quello di giungere ad un progetto privo dei benefici e vantaggi attesi.
Altri strumenti e consigli utili per la Software Selection
L’RFP non è l’unico strumento utile per la gestione del processo di Software Selection.
Innanzitutto, il primo passo è capire, attraverso analisi interne e domande, se e quando è il momento giusto per cambiare Software.
Una volta appurato ciò, la fase di Scouting di soluzioni software deve seguire alcune best practices, in modo da includere i Software più adatti e attinenti alla situazione specifica.
Una volta ottenuta una lista ristretta di opzioni, può rivelarsi utile creare una checklist, ovvero un documento di valutazione e confronto tra i vari Software preselezionati.
Il percorso non finisce una volta conclusa la Software Selection. La fase del passaggio da un Software all’altro è la più delicata e alcuni consigli possono essere utili per gestirla al meglio.
