Il processo di scelta di un nuovo ERP è una decisione cruciale per l’azienda. Occorre per questo valutare ogni passo con attenzione. Ecco una piccola guida per prendere la scelta giusta.
1. Avere una visione completa della tua azienda
Come primo punto occorre capire come i Key Users della tua azienda si stanno trovando con la soluzione attuale, quali sono le loro esigenze, le loro problematiche e quali sono le funzionalità che vorrebbero mantenere.
Fin dalle prime fasi della scelta è opportuno considerare tutte le aree aziendali e ascoltare i “mal di pancia” dei colleghi. Occorre avere una visione a 360° ed evitare di limitarsi solo su determinate aree. In questa fase non bisogna comprendere l’ERP preferito dai vari Key User, bensì quali sono le lacune dell’attuale soluzione e le richieste degli utenti principali.
2. Darsi il giusto tempo
Il cambio di un ERP per un’azienda è un processo cruciale, perché deve poter accompagnare la stessa per più tempo possibile. Il processo di scelta quindi deve essere eseguito con le giuste tempistiche, senza prendere decisioni affrettate. Proprio per questo la lungimiranza è fondamentale.
3. Comprendere la copertura funzionale dell’ERP e la sua propensione all’integrazione e alle personalizzazioni
Dopo avere concertato una visione d’insieme della propria azienda e aver capito che cosa occorre, essersi dati il giusto tempo per scegliere, è necessario capire quale ERP è più adeguato.
In questo caso 3 aspetti sono fondamentali:
- copertura funzionale del prodotto;
- propensione all’integrazione;
- propensione alle personalizzazioni.
La copertura funzionale del prodotto è sicuramente fondamentale, ma non deve essere l’unico aspetto da considerare. L’ERP deve anche saper fornire un grado di integrazione efficiente. Il sistema gestionale non si deve sostituire a un software MES per la produzione, WMS per il magazzino, CRM per la gestione commerciale e via dicendo. Deve sapersi integrare con questi sistemi ed essere il centro dei dati aziendali, trasformando le informazioni raccolte in strumenti utili per prendere decisioni di business.
Sempre di più un ERP deve sapere rispondere ai bisogni specifici non solo di determinati settori, ma anche di specifiche aziende. Per questo la componente di flessibilità e propensione alle personalizzazioni è un aspetto cruciale, considerando anche che spesso le esigenze e dinamiche di un’azienda cambiano rapidamente nel corso del tempo e l’ERP deve sapere accogliere e adattarsi a questi cambiamenti.
4. Analizzare l’automazione dei processi
Lo step successivo è capire quanto il gestionale può aiutare ad automatizzare e semplificare i processi, quanto permette di eliminare aspetti ed azioni manuali che richiedono tempo, risorse e sono sottoposti ad errori e dimenticanze.
È fondamentale che l’ERP, laddove è possibile, aiuti il singolo utente nei suoi compiti, semplifichi e automatizzi determinati processi e operazioni, ricordi all’operatore cosa deve fare e come lo deve fare.
5. Considerare la semplicità d’uso
Un valido ERP deve essere semplice da usare, User Friendly, intuitivo, deve offrire scorciatoie all’utente, deve permettere di ridurre al minimo le ore di formazione di nuove figure sull’utilizzo del prodotto. Non solo, deve poter aiutare le figure senior a velocizzare le operazioni di routine, in modo che si possano concentrare su attività ad effettivo valore aggiunto per l’azienda.
Semplicità d’uso significa anche poter accedere in sicurezza su qualsiasi tipo di dispositivo. L’ERP deve essere in grado di permettere operazioni anche da notebook, tablet o smartphone, senza il rischio di intrusioni dall’esterno.
6. Valutare con attenzione il produttore
Un aspetto assolutamente da non trascurare è analizzare il produttore della soluzione. In base alle sue dimensioni e ai suoi valori economici si può evincere quanto il prodotto rischia di essere dismesso in futuro. In più, le informazioni sul produttore permettono di capire la mole di investimenti in innovazione tecnologica sull’ERP, nonché la capacità di sapere attuare modifiche richieste dal legislatore o scaturite da nuove dinamiche di settore.
7. Capire se le caratteristiche del System Integrator corrispondono alle esigenze dell’azienda
La scelta del Partner e dell’implementatore è fondamentale, alla pari della scelta del prodotto. Questo punto determina spesso il successo di un progetto.
Anche in questo caso sono diverse le variabili da considerare:
- Le risorse economiche e umane del Partner (nell’ottica sia di gestione del progetto che di assistenza e manutenzione sul prodotto)
- L’esperienza e la competenza del Partner sul prodotto
- L’esperienza e la conoscenza delle problematiche ed esigenze legate al tipo di settore
- L’esperienza e la conoscenza delle problematiche legate al territorio
8. Considerare quanto la soluzione può essere scalabile
Un prodotto scalabile permette maggiore libertà nelle scelte e maggiore flessibilità negli investimenti.
- È possibile valutare l’acquisto iniziale solo di determinati moduli?
- Qual è il numero di licenze minimo per avviare un progetto?
- Le licenze sono nominali o ad uso concorrente?
- È possibile l’installazione in modalità in cloud?
Queste ed altre domande sono importanti per capire se dal punto di vista economico e strategico il prodotto può assecondare le diverse esigenze aziendali.
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