Il cambio del Software Gestionale è una fase delicata per qualsiasi tipo di azienda. I benefici di un cambio di ERP non sono, infatti, sempre subito evidenti e devono comunque attraversare la fase critica di passaggio dal vecchio Software Gestionale al nuovo. Per agevolare questo processo le aziende possono sfruttare alcuni strumenti. Uno di questi è il SAL.
Quali sono le principali difficoltà di monitoraggio di un cambio di Software Gestionale?
Un progetto di cambio di Gestionale è lungo e complesso. Per questo, non sempre le varie fasi risultano di facile gestione. L’azienda, dovendo anche mantenere l’operatività aziendale durante il passaggio, rischia di perdere il controllo sul progetto. Questo può impedire di:
- Capire se il System Integrator sta rispettando la stima delle giornate comunicate inizialmente;
- Comprendere se la data di Go-Live rischia o meno di slittare;
- Intuire se gli obiettivi, le richieste e le esigenze sono rispettate o meno;
- Capire se gli utenti stanno collaborando positivamente nell’evoluzione del progetto.
Per mitigare questi rischi è utile predisporre e aggiornare periodicamente un documento di SAL.
Che cosa si intende per documento di SAL?
La sigla SAL significa Stato di Avanzamento Lavori. Per documento di SAL si intende un elaborato che presenta diversi scopi, tra cui:
- Riassumere le attività che sono state fatte fino a quel momento;
- Definire a che punto del progetto si è arrivati;
- Valutare se si stanno rispettando gli obiettivi e i presupposti iniziali;
- Descrivere le fasi successive;
- Analizzare cosa fino a quel momento è andato bene e cosa invece è andato male, con l’obiettivo di correggere e ottimizzare le fasi successive.
Il SAL viene spesso accompagnato da un incontro per spiegare il documento e permettere un rapido confronto tra le parti.
Quando e perché viene redatto il SAL?
Il SAL viene spesso utilizzato nei lavori per commessa e per progetto, ovvero quelli che tipicamente sono difficilmente prevedibili in maniera puntuale e che quindi vengono sottoscritti con una stima di tempi e giornate di lavoro.
I settori tipici in cui il SAL viene redatto sono:
- Edilizia e costruzioni
- Ingegneria civile
- Impiantistica e ingegneria industriale
- Ingegneria Ambientale
- Servizi e Consulenza
- Ingegneria informatica
In molti di questi casi il documento di SAL è un documento che fa parte delle clausole contrattuali.
Il SAL attesta e descrive l’esecuzione di una certa quantità di lavoro, al fine di dimostrare il completamento di determinate fasi e l’avanzamento del progetto, per ottenere dalla controparte il pagamento di una determinata tranche economica.
Quali sono i benefici e i vantaggi di un progetto di SAL?
Grazie al documento di SAL:
- L’azienda committente può avere aggiornamenti sul progetto chiari, rapidi, concisi e al tempo stesso esaustivi.
- Il System Integrator può evidenziare eventuali problematiche e definire assieme al cliente azioni correttive;
- Le due controparti possono confrontarsi e capire se stanno rispettando la tabella di marcia;
- L’azienda committente può capire se la controparte sta rispettando gli obblighi contrattuali.
Perché il SAL viene utilizzato nei progetti di cambio Software Gestionale?
Il SAL nei progetti di Software Gestionale viene redatto innanzitutto per fornire all’azienda e soprattutto alle figure dirigenziali aggiornamenti in merito all’andamento del progetto.
Molto spesso, infatti, queste figure non hanno il tempo necessario e le competenze tecniche per seguire approfonditamente il progetto e capirne lo sviluppo.
Oltre all’aggiornamento con la dirigenza, il documento di SAL nei progetti di cambio Software permette alle controparti di confrontarsi, capire dove poter migliorare, scambiarsi idee e intuizioni sul futuro e programmare al meglio le fasi successive.
Quali sono i principali strumenti e documenti a supporto delle aziende nel processo di cambio di un Gestionale?
Le aziende hanno a disposizione una serie di strumenti utili che forniscono supporto nelle varie fasi del processo di cambio di Software Gestionale.
Ogni strumento ha scopi diversi e ogni azienda può decidere se e quanti di questi strumenti utilizzare, soprattutto in seguito ad un’analisi “costi-benefici”.
Di seguito riportiamo una serie di esempi relativi agli strumenti più comuni, oltre al SAL, abbondantemente descritto in questo articolo:
- Documento RFP (Request For Proposal):
Si tratta di un documento redatto dall’azienda cliente finalizzato a descrivere le principali esigenze in ambito Software Gestionale. Risulta un aiuto per entrambe le parti, per capire quanto il Software è predisposto a rispondere alle esigenze aziendali.
- Documento di Software Checklist:
Anche in questo caso parliamo di un documento predisposto dall’azienda cliente, che poi viene compilato dalle varie aziende in Software Selection. Permette di mettere a confronto i vari Software Gestionali tra loro e valutarne la qualità e l’attinenza con le esigenze aziendali.
- Portali web dedicati:
Sono numerosi i siti che contengono recensioni dei Software Gestionali e dei System Integrator. Permettono anche di ricercare tramite parole chiave il Software Gestionale o il System Integrator più adatto.
Uno dei più famosi in Italia è ERPSelection, che oltre allo spazio per le recensioni, mette a disposizione dei consulenti per aiutare le aziende a scegliere il Software. Inoltre, promuove spesso webinar ed eventi sul mondo ERP.